En caso de que la propuesta sometida al Comité de Donantes de BID Lab es aprobada, BID Lab notifica a la entidad proponente a fin de que se inicien los trámites legales correspondientes para la elaboración y firma del convenio legal. De cara a la confección del borrador del convenio, BID Lab en coordinación con el Equipo Legal del BID, solicitará a la entidad proponente, información de sustento como son: los documentos y de incorporación de la entidad y el poder de firma del representante.

En esta etapa se elabora y revisa el borrador del convenio por el equipo legal del BID y el equipo de la entidad proponente. En función del modelo de negocio del proyecto, entre otras, se revisan las cláusulas principales relativas a la propiedad intelectual y las condiciones previas (condiciones que la entidad proponente deberá cumplir para que BID Lab haga el desembolso de los recursos financieros), entre otros. En algunos casos el Equipo de Proyecto envía un documento tipo hoja de términos con las condiciones principales para avanzar y focalizar el diálogo con la entidad proponente de cara a la elaboración definitiva del convenio legal. El plazo máximo para la preparación y firma del convenio es de 3 meses a partir de la aprobación.

Una vez que el convenio está validado por ambas partes el paso siguiente es la firma de este por los representantes de las entidades involucradas. Por lo general el convenio de BID Lab es firmado por los Representantes del Grupo BID que se encuentran en los países donde se va a desarrollar la iniciativa, y el Representante de la entidad que implementará el proyecto, potencialmente la "agencia ejecutora". Dependiendo del interés en diseminar la firma del convenio, la entidad y la Representación del Grupo BID podrán realizar un acto de firma e involucrar los equipos de comunicaciones respectivos. Una vez se firma el convenio de colaboración y/o financiamiento, la entidad proponente, pasa a llamarse "Entidad Ejecutora" y se inicia la fase de ejecución del proyecto.